CODICE ETICO CILIA ITALIA SRL

Premessa
Il presente Codice etico rappresenta l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Cilia Italia srl nei confronti di una ampia categoria di soggetti che vanno dai dipendenti ai fornitori ai soci.

Disposizioni generali

Finalità del presente Codice
Il presente Codice ha la finalità di raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, al di là ed indipendentemente da quanto previsto a livello normativo con l’applicazione di sanzioni proporzionate al tipo di infrazione posta in essere.

Approvazione del presente Codice
Il presente Codice è approvato dall’Organo di vertice aziendale.
Il presente Codice ha riguardo alle raccomandazioni ed ai comportamenti relativi alle condotte illecite realizzabili relativi alle fattispecie indicate nel dlgs n.231/01 ragion per cui l’aggiornamento del Modello deve comportare una valutazione anche delle disposizioni qui contenute.
Si rappresenta altresì che il presente Codice può anche prescindere dalle fattispecie indicate nel predetto decreto legislativo nel senso che possono essere qui inserite anche ulteriori principi di natura etica relativi a fatti, condotte e reati non risalenti al Dlgs n. 231/01 ma per i quali la Cilia Italia ritiene di dover formalizzare ulteriori indicazioni di carattere etico.

Destinatari
Le disposizioni contenute nel presente Codice sono vincolanti per le seguenti categorie di soggetti:

A. Organi societari di Cilia Italia;

B. Personale di Cilia Italia;

C. Consulenti e Professionisti di Cilia Italia;

D. Fornitori di Cilia Italia;

E. Appaltatori e Subappaltatori.

Le disposizioni contenute nel presente Codice sono parte delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti ex art. 2104 del codice civile.

Disposizioni specifiche

1. Cilia Italia ha come principio base del proprio agire il rispetto di leggi e regolamenti vigenti.

Il presente principio tende a far sì che tutto il personale della Società si impegni al rispetto delle disposizioni normative e regolamentari vigenti.
Esplicazione operativa di tale assunto è che lo sviluppo degli affari sia ispirato a condotte di

  • correttezza;
  • trasparenza;
  • conformità alle disposizioni normative, regolamentari ed etiche.

In considerazione dell’importanza che il rispetto delle leggi e dei regolamenti riveste occorre che sia rispettato anche dai seguenti soggetti con cui la Società abbia relazioni:
– Consulenti e Professionisti;
– Fornitori;
– Appaltatori e subappaltatori.

Non sarà possibile iniziare nessun rapporto qualora i predetti non si allineino ai principi in parola.
A tal fine i dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti da tenere; qualora si palesi un dubbio su come procedere la Società attraverso l’Organo di vertice o personale da questi delegato dovrà informare in modo adeguato e tracciabile i propri dipendenti.

2. Correttezza nell’approccio al mercato di riferimento

Cilia Italia (Organo di vertice, personale, consulenti, etc.) deve tenere comportamenti corretti, trasparenti e rispettosi della legalità nello svolgimento degli affari a prescindere dall’importanza dell’affare che si stia trattando o che sarebbe possibile trattare.
In particolare, Cilia Italia, nel rapporto con Enti pubblici e società da questi partecipate si impegna al totale rispetto di un’etica fermamente contraria a politiche corruttive o facilitative richiedendo su tale fronte il massimo impegno di tutti i destinatari del presente Codice anche in riferimento alla presentazione di segnalazioni all’Organismo di vigilanza previsto dal Modello 231/01 adottato da Cilia Italia.
Per quel che attiene lo sviluppo del proprio business, qualora Cilia Italia costituisca o partecipi una Associazioni Temporanee di Impresa, un consorzio, una joint venture o simili, occorrerà:
– instaurare rapporti solo con partner o altri soci che godano di una reputazione rispettabile e che siano impegnati solo in attività lecite;
– svolgere i rapporti in parola in ossequio ai principi di:

  • correttezza;
  • trasparenza;
  • conformità delle condotte alle disposizioni normative, regolamentari ed etiche

– rispettare le disposizioni normative e regolamentari vigenti, il Codice degli appalti, i principi etici contenuti nel presente Codice;
– assicurare la trasparenza degli accordi evitando la sottoscrizione di qualunque patto o accordo segreto e/o contrario alla legge;
– segnalare all’OdV previsto dall’art. 6 Dlgs n.231/01 con immediatezza qualsiasi comportamento da parte delle società facenti parte dell’ATI e del consorzio, della joint venture e simili, di un partner o di un socio che sembri essere non conforme ai principi etici del presente Codice fermi ulteriori obblighi di segnalazione a terzi previsti da leggi e/o regolamenti.

Nel rapporto con pubblici dipendenti Cilia:

  • vieta al personale di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, assunti individualmente o nel particolare contesto in cui si collocano, integrino o possano integrare, direttamente o indirettamente, le fattispecie di reato contro la pubblica amministrazione;
  • proibisce nella maniera più ferma la corruzione di qualsiasi persona che svolga incarichi per la pubblica amministrazione o che svolga la propria attività per società partecipate da Enti pubblici oppure che abbia o intraprenda rapporti con i soggetti di cui all’art. 2635 c.c.
  • vieta con assoluta chiarezza ogni pagamento a personale pubblico per facilitare il compimento di atti anche se fossero di per sé legittimi.
  • vieta ogni forma di omaggistica, spesa di rappresentanza o di ospitalità effettuata nei confronti di personale appartenente alla pubblica amministrazione, a persone appartenenti a società da questa partecipate o a loro familiari nonché dei soggetti di cui all’art. 2635 c.c.

Ciò premesso, a titolo esemplificativo, non è possibile, direttamente o mediante terzi, in qualsiasi tempo effettuati, offrire a personale della pubblica amministrazione o di società da queste partecipate:
– pasti (pranzi o cene);
– offrire spettacoli di intrattenimento di qualsiasi valore e natura;
– offrire o cedere su richiesta[1] beni di qualsiasi valore e natura neanche se aziendali;
– procedere ad inviti[2] salvo che concorrano tutti i seguenti requisiti:

A. manifestazioni pubbliche;
B. riguardino un’opera realizzata in collaborazione con l’amministrazione di appartenenza del pubblico dipendente o della società partecipata oppure occasioni speciali (es. inaugurazione nuova sede) previo controllo dell’OdV circa la conformità della richiesta ai principi ed alle disposizioni del presente punto.
C. sia effettuato ufficialmente all’Amministrazione pubblica da parte dell’Organo di vertice che è l’unico soggetto deputato a decidere sugli inviti a personale della pubblica amministrazione o di società da questa partecipate.

La procedura di cui ai punti A,B e C si applica anche per gli inviti ai soggetti di cui all’art. 2635 c.c.

  • vieta ogni condotta volta ad influenzare con fine e/o modalità illecite  (con promesse, regalie o offerte) il pubblico dipendente o il privato di cui all’art. 2635 c.c. al fine di far ottenere un vantaggio attuale o prossimo alla Società o anche qualora tale condotta sia posta in essere nel solo interesse della Cilia Italia.
  • Nell’ambito della propria attività Cilia Italia si ispira al principio di tutela e salvaguardia dell’ambiente e della salute pubblica.
  • Inoltre, la Società promuove lo sviluppo sociale, economico e occupazionale nel rispetto degli standard e dei diritti internazionalmente riconosciuti in materia di tutela dei diritti fondamentali, non discriminazione, tutela dell’infanzia, divieto di lavoro forzato, tutale dei diritti sindacali, salute e sicurezza sul luogo di lavoro, orario e retribuzione.

Obblighi

Cilia Italia vincola i destinatari del presente Codice qualora agiscano per Cilia a:

  • svolgere il proprio rapporto con pubblici dipendenti o soggetti privati nella massima trasparenza, correttezza e liceità;
  • svolgere le relazioni commerciali nella massima trasparenza, correttezza e liceità;
  • rifiutare ogni richiesta di possibile corruzione avanzata dal pubblico dipendente segnalando la situazione;
  • svolgere i rapporti con i soggetti di cui all’art. 2635 c.c. in maniera trasparente, con finalità lecite e solo qualora vi siano necessità aziendali di contattarli.

Gestione appalti
Gli appalti pubblici rappresentano un settore importante della Cilia Italia ragion per cui è necessario che i processi aziendali che prevedono rapporti con la pubblica amministrazione siano svolti nel più totale ed incondizionato spirito di eticità, legalità, trasparenza e correttezza. Ogni deviazione da tale strada determina gravissime conseguenze per la Società: il comportamento illecito di uno comporta ripercussioni su tutte le persone che direttamente o indirettamente lavorano per Cilia Italia o sono di questa soci. In conseguenza di ciò si richiede particolare attenzione a tutte le persone che fanno parte della Società nello svolgimento lecito e trasparente di ogni condotta posta in essere nei confronti della personale pubblico o di società partecipate nonché nei confronti dei soggetti di cui all’art. 2635 c.c.
Nella gestione delle gare, dalla decisione di partecipare alla conclusione del servizio, tutto il personale di Cilia Italia coinvolto a vari livelli e con diversi compiti deve relazionarsi con il personale della pubblica amministrazione o con il personale delle società da questa partecipate con trasparenza, correttezza, nel pieno ed incondizionato principio di legalità del proprio agire osservando le disposizioni etiche e comportamentali del presente Codice e del Modello 231/01 per le parti cui è sottoposto.
In considerazione di quanto evidenziato il personale che svolge compiti nei processi attinenti alla partecipazione a gare con Enti pubblici o società da questi partecipate dovrà:
– garantire uno svolgimento del rapporto con la stazione appaltante improntati ai principi di chiarezza e correttezza;
– trasmettere alla stazione appaltante tutti i dati richiesti avendo cura che siano rispondenti al vero e completi;
– intrattenere rapporti con il personale della stazione appaltante improntato a chiarezza e correttezza al fine di evitare ogni comportamento che possa incidere negativamente sullo svolgimento dell’attività pubblica.
Cilia Italia richiede ai propri partner, nei rapporti intrattenuti per conto della medesima, di segnalare al proprio OdV ed alla Stazione appaltante qualsiasi tentativo di turbativa, irregolarità o distorsione nelle fasi di svolgimento della gara e/o durante l’esecuzione del contratto.
L’Impresa segnala altresì qualsiasi anomala richiesta o pretesa da parte dei dipendenti addetti o di chiunque possa influenzare le decisioni relative alla gara o al contratto ed alla sua esecuzione.

3.Tutte le operazioni e transazioni devono essere correttamente registrate, autorizzate nonché essere verificabili, legittime, coerenti e congrue.

Ogni operazione della Società deve avere una registrazione adeguata anche al fine di una  verificabilità del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.
Le operazioni devono avere adeguato supporto documentale da cui sia possibile ex post verificare le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.

Il personale di Cilia Italia deve inoltre tenere:
– un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge, dei suddetti principi contabili, nell’attività di predisposizione del bilancio, delle relazioni o delle comunicazioni sociali e altri adempimenti di oneri informativi previsti dalla legge, diretti ai soci, ivi compresi prospetti e allegati, nonché nelle attività ad esse strumentali o collegate, delle registrazioni e chiusure contabili e della gestione della relativa documentazione, al fine di fornire ai soci ed ai terzi una informazione veritiera e corretta sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della società;
– tenere un comportamento corretto, trasparente e collaborativo, nel rispetto delle norme di legge, nella predisposizione di tutte le comunicazioni, e nell’adempimento di altri oneri informativi previsti dalla legge, nei confronti dei Sindaci, al fine di garantire agli stessi dati, informazioni o notizie veritiere, corrette e complete;
– osservare rigorosamente tutte le norme poste dalla legge a tutela dell’integrità ed effettività del capitale sociale, al fine di non ledere le garanzie dei creditori e dei terzi in genere; in particolare, osservare rigorosamente le norme predette in caso di operazioni di aumento o riduzione del capitale sociale, ripartizione di utili o acconti su utili, costituzione e ripartizione di riserve, operazioni su azioni o quote o altre operazioni straordinarie;
– assicurare il regolare funzionamento della Società e degli Organi Sociali, garantendo ed agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale previsto dalla legge, nonché il procedimento di libera e corretta formazione della volontà dell’assemblea dei soci.

4.Obblighi per i Professionisti

I consulenti con cui Cilia Italia intrattiene rapporti, siano essi singoli, società o studi associati sono tenuti ad osservare non solo le disposizioni normative e regolamentari vigenti ma anche quelle deontologiche esistenti per il settore di appartenenza.
Cilia Italia interromperà immediatamente il rapporto esistente, facendo valere le clausole risolutive espresse inserite nei rapporti contrattuali, qualora sia posta in essere una condotta nell’interesse o a vantaggio della Società in violazione della legge, dei regolamenti, del Codice etico.
Sarà necessario redigere gli accordi in forma scritta che dovranno essere stipulati prima dell’inizio dell’attività.
Cilia Italia informa i soggetti in esame della propria attenzione alle disposizioni di natura etica e che l’impegno di controparte sul codice etico della Società è necessario per lo svolgimento del rapporto.
In caso di violazione delle disposizioni contenute nel Codice dovrà essere prevista la risoluzione del contratto.

5. Rapporti con fornitori, appaltatori e subappaltatori

In relazione ai rapporti con i fornitori occorrerà osservare le disposizioni interne per la selezione e la gestione dei rapporti con i fornitori anche al fine di avere riscontro circa la loro affidabilità e professionalità.
In relazione ai rapporti con i soggetti in esame occorrerà:
– non intrattenere rapporti commerciali con soggetti (fisici o giuridici) dei quali sia conosciuta o sospettata l’appartenenza ad organizzazioni criminali o comunque operanti al di fuori della legalità quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, persone legate all’ambiente del riciclaggio, al traffico di droga, all’usura, etc.;
– effettuare acquisti solo presso fornitori che siano stati preventivamente valutati considerando la loro capacità di soddisfare i requisiti del contratto, inclusi quelli di qualità;
– verificare che i documenti di acquisto contengano le informazioni necessarie per definire chiaramente i prodotti ordinati e le prescrizioni ad essi applicabili, nonché la loro conformità a disposizioni di sicurezza;
– richiedere la partecipazione di più fornitori a partecipare alla richiesta di acquisto;
– le offerte siano valutate correttamente dal punto di vista tecnico, qualitativo e commerciale;
– non effettuare acquisiti di prodotti o beni che per le loro modalità di vendita o per l’entità del loro prezzo possano far sorgere anche solo il semplice dubbio di essere oggetto di un precedente reato.
In caso di violazione delle disposizioni contenute nel Codice dovrà essere prevista la risoluzione del contratto.
Qualora invece i Fornitori, appaltatori e sub appaltatori ricevano da parte di personale di Cilia Italia (Organi di vertice e di controllo, dipendenti e consulenti) richieste illecite o comunque non in linea con i principi di natura etica contenuti nel Codice etico devono comunicarlo con immediatezza all’Organismo di vigilanza di Cilia Italia.

6. Sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni effettuate da Cilia Italia possono essere effettuate nei confronti di soggetti che offrono garanzia circa il loro effettivo interesse nei confronti dell’organizzazione della manifestazione/evento per cui si richiede la sponsorizzazione.
L’attività deve inoltre aver riguardo ad attività relative a sport, arte, spettacolo, ambiente, sociale.

7. Atti di diritto societario

Cilia Italia richiede e vigila affinché sia salvaguardata:
a. la trasparenza, il rigore e la correttezza delle operazioni economiche e finanziarie, di contabilità, fiscali e di compimento di tutte le attività di natura societaria poste in essere dalla Società;
b. l’integrità del capitale sociale;
c. le partecipazioni dei soci alle decisioni loro spettanti nonché ai controlli loro riconosciuti dalle disposizioni normative;
d. la posizione dei creditori della Società;
e. l’attività di controllo.

In particolare si richiede al personale ed ai consulenti esterni di svolgere le relative mansioni con professionalità, attenzione, rispetto delle disposizioni normative e dello statuto di Cilia Italia.

8. Contabilità

Le registrazioni contabili si devono basare sui principi di veridicità, completezza e correttezza.
Tutte le operazioni contabili devono essere assistite da idonea documentazione di supporto così da consentire la ricostruzione dell’intera operazione e rendere non possibile la predisposizione di fondi neri mediante l’utilizzo di fatture passive.
La documentazione deve essere archiviata in modo ordinato così da poter essere facilmente controllabile.

9. Risorse informatiche

Le risorse hardware ed informatiche di Cilia Italia possono essere utilizzate esclusivamente per le finalità aziendali o per usi leciti e legittimi.
L’accesso a sistemi informatici pubblici può avvenire esclusivamente da parte del personale autorizzato e per finalità lecite attinenti lo svolgimento dei compiti funzionali o professionali.
L’utilizzo di software privo di licenza è assolutamente vietato.
E’ assolutamente vietato modificare illecitamente le parti hardware dei componenti informatici presenti in azienda.

10. Rapporto di lavoro e rapporto con Organizzazioni sindacali

I rapporti di lavoro devono essere improntati al rispetto delle leggi e dei regolamenti esistenti; tra di essi assume rilevanza lo Statuto dei lavoratori e le disposizioni dei contratti collettivi applicabili.
I lavoratori impiegati devono essere in regola con le disposizioni vigenti non essendo in alcun modo tollerato dalla Società l’impiego di personale in nero o con retribuzioni non corrispondenti a quelle previste dalla legge o rispondenti alla reale ed effettiva situazione lavorativa; la definizione delle ore lavorate deve essere rispondente a quella effettiva con una reale suddivisione tra ore lavorate, straordinario, trasferte, etc.
Per l’assunzione di personale proveniente da Paesi extra UE la Società è attenta alla verifica delle disposizioni del testo unico di cui al Dlgs n. 286/98 ciò al fine di non svolgere alcuna attività finalizzata, anche involontariamente, a favorire l’ingresso illecito in Italia di lavoratori.
Per quanto attiene ai rapporti con le Organizzazioni sindacali questi sono svolti con lealtà e nell’interesse dei lavoratori evitando al contempo ogni forma di pressione o condizionamento.
Cilia Italia si impegna al rispetto delle disposizioni relative al corretto, lecito e legittimo impiego di personale nella piena adesione alle norme di settore.

11. Sicurezza e salute sui luoghi di lavoro

La tutela della sicurezza e la salute dei lavoratori è al vertice delle priorità della Cilia Italia.
La Società è impegnata a mantenere un ambiente di lavoro attento alla sicurezza; a tal fine la Società è tenuta ad informare tutti i dipendenti delle condizioni imposte dalla legge, nonché delle pratiche e delle procedure, adottate dalla stessa, in materia di sicurezza e salute.
I dipendenti, a loro volta, si impegnano a rispettare le condizioni imposte dalla legge e da ogni pratica e procedura adottata dalla Società.
La Società, inoltre, manterrà i propri uffici e sistemi operativi in modo tale da rispettare tutti gli standard di sicurezza e ad intervenire con azioni di miglioramento qualora segnalate dal RSPP.
I dipendenti, in ogni caso, hanno l’obbligo di segnalare al RSPP ed all’OdV designato qualunque azione o condizione non conforme alla sicurezza o che, anche solo ipoteticamente, possa determinare un rischio per la loro persona.
Al fine di consentire un monitoraggio, controllo e miglioramento del sistema di salute e sicurezza occorre che tutti gli atti debbano essere tracciati.
E’ severamente vietata qualunque forma di ritorsione nei confronti di quei dipendenti che, in buona fede, sollevino questioni in materia di sicurezza e salute che, anzi, sono invitati a procedere con immediatezza a tutte le segnalazioni che ritengano opportuno svolgere anche senza l’osservanza di particolari formalità essendo prioritario per la Cilia Italia la tutela quanto più immediata possibile dei propri dipendenti.

12. Ambiente

Cilia Italia riconosce l’ambiente come bene primario da salvaguardare ed a tal fine programma le proprie attività ricercando un equilibrio con le esigenze di tutela ambientale e di salvaguardia delle risorse naturali. Si impegna ad applicare la normativa in materia di protezione ambientale.

13. Rapporto tra i destinatari del presente Codice e l’Autorità giudiziaria

Cilia Italia non tollera nella maniera più assoluta interventi di pressione, nei confronti di persone apicali o sottoposte facenti parte direttamente o indirettamente della Società, chiamate a rendere dichiarazioni in un procedimento penale e che siano posti in essere da altri soggetti di Cilia Italia medesima o da parte di terzi.
Nessun personale dipendente o che agisce per la Società deve agire al fine di far sì che siano rese dichiarazioni mendaci all’Autorità giudiziaria.
Cilia Italia richiede ai destinatari del presente Codice che, qualora fossero ascoltati nel corso di un procedimento penale da parte dell’Autorità giudiziaria relativamente alla Società, forniscano tutte le informazioni in loro possesso.

14. Diritto d’autore

Tutti gli acquisti effettuati da Cilia Italia devono rispettare le norme sul diritto d’autore.


[1] In tutti i casi di richieste tendenti ad ottenere qualcosa non spettante (si veda esempio) effettuate da personale della pubblica amministrazione o di società partecipate andranno rifiutate e data immediata comunicazione all’Organo di vertice ed all’OdV.[2] Tutte le richieste di inviti a personale della pubblica amministrazione o di società da questa partecipate devono essere preventivamente trasmesse all’OdV da parte dell’Organo di vertice.

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